Создание и изменение CSV-файлов для импорта в Outlook. Правильное редактирование файлов CSV в программе Calc Скачивание шаблона CSV-файла

При работе с данными во многих приложениях используется формат CSV. Удобства CSV-файлов в том, что все данные хранятся как обычный текст, а разделение полей выполняется с помощью символа-разделителя (обычно это точка с запятой «;», но может быть любой другой знак на выбор пользователя). Однако при большом количестве записей в таблице данных обработка CSV-файла в стандартном текстовом редакторе становится сложной и неудобной. CSVed призван упростить редактирование файлов формата CSV. Эта программа выполняет как все стандартные функции (добавление, вставка, удаление, перемещение и изменение данных в ячейках таблицы), так и целый набор специализированных функций, заметно облегчающих редактирование CSV-файла.

Итак, открываем в CSVed любой текстовой файл формата CSV или TXT. Текст из файла отображается в таблице в построчном режиме, если программа не смогла определить разделительный символ.

Двойной клик на любой записи открывает отдельное окно редактора, где отображается текст выбранной записи. В окне предусмотрены инструменты для перемещения по записям – на первую, предыдущую, последнюю или следующую. Здесь же можно исправить текст и сохранить изменения нажатием кнопки .

Как видно на первом скриншоте, по умолчанию CSVed отображает все данные построчно, без разделения по столбцам. Чтобы изменить режим отображения записей CSV файла, выбираем в списке символ-разделитель (вкладка Start and Item Edit ), в нашем примере это «; ». Там же, в поле Set Start Row , можно указать, с какой строки начинать отображение данных в таблице. В результате данные будут переформатированы в табличное представление, то есть каждый фрагмент строки между разделителями будет отображаться в отдельной ячейке.

После переключения в нормальный режим отображения данных по ячейкам, с учётом разделителей, окно редактирования выглядит уже удобнее:

В разделе Edit Item есть четыре кнопки, предназначенные для выполнения основных стандартных операций:
– редактирование выбранной записи;
– вставка новой записи перед выбранной строкой;
– добавление новой записи в конец списка;
– удаление выбранной записи.

Редактировать содержимое ячейки можно не только в отдельном окне редактора CSVed, но и рядом с таблицей. Для этого включаем режим Tools – Cell Edit , после чего над таблицей появляется строка со значением в выбранной ячейке. Теперь просто кликаем в ячейке и изменяем её значение в строке и подтверждаем нажатием клавиши Enter . А поставив флажок Enable Direct Editing , мы сможем вносить изменения в строке редактирования, которые одновременно будут отображаться в ячейке таблицы.

CSVed предоставляет ещё массу полезных функций, сокращающих время редактирования CSV-файла:
- работа со столбцами данных, можно копировать из одной колонки в другую, перемещать их, удалять или добавлять (вкладка Column Edit ); здесь же есть функции добавления нумерации строк (случайные или по порядку), а также глобальное изменений значений в выбранном столбце.

Вкладка Join and Split содержит инструменты для объединения или разделения данных. Так, здесь можно объединить выбранные столбцы таблицы (Join Columns ). Ещё мы можем разделить одну колонку на несколько (Split Column ), в том числе и с указанием позиции текста, с которой начинать разделение. Есть также дополнительная возможность разделения на два CSV-файла, начиная с выбранного столбца (Split File).

Во вкладке Leading Zeros собраны инструменты для удаления ведущих нулей в данных. Например, если есть записи, где числа начинаются с нулей, CSVed поможет быстро найти их и удалить одним кликом (Delete Leading Zeros ). Есть и обратная по результату функция – добавление ведущих нулей в те поля, где их не хватает (Add Leading Zeros ). В итоге количество цифр во всех числах выбранного столбца становится одинаковым за счёт добавленных нулей.

Вкладка Modify предоставляет функции добавления префикса или суффикса ко всем полям данных в выбранном столбце (Add Value ). Здесь же можно добавить введённые символы в каждую ячейку после указанного номера символа.

Параметры фильтрации данных настраиваются во вкладке Filter and Dups . Здесь в поле Filter Text вводим искомый текст и выбираем столбец. В результате все записи, где встречается искомая фраза, будут подсвечены красным цветом. Выбранные записи можно удалить или записать в отдельный CSV-файл (Save Filtered Items ). Кроме того, CSVed умеет искать дубликаты записей и удалять их (Remove Duplicates ).

Отметим ещё и такие возможности редактора CSVed, как сортировка по алфавиту, сохранение в отдельный файл выделенной части данных и поиск по таблице. Программа умеет выполнять проверку на корректность структуры данных и, в случае наличия ошибок, исправлять их. Также в программе есть встроенный текстовой мини-редактор, позволяющий редактировать CSV файл в обычном текстовом режиме. Пользователям Linux может пригодиться возможность сохранения файла в UNIX-формате (File – Save in UNIX Format ). Программа поддерживает скины, на выбор имеется полтора десятка.

Впечатляют возможности экспорта программы. CSVed может сохранять данные в форматы XML, HTML, XLS (Excel), DOC (Word), RTF, MS Access, Open Office, различные версии DBF (Fox Pro), Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Adobe PDF.

Напоследок отметим, что если в тексте есть символы кириллицы и они отображаются некорректно, заходим в меню View – Font и в списке Набор символов выбираем Кириллический.

Характеристики:
Язык интерфейса: английский
ОС: Windows 2000, XP, Vista
Размер файла: 1,8 Мб
Лицензия: бесплатная

На самом деле, вопрос не столь уж и тривиален, как может показаться на первый взгляд. Формат CSV , как следует из его названия, подразумевает использование в качестве разделителя символ запятой (,) . Однако, многие программы и сервисы допускают использованием и других символов. К таковым можно отнести и MS Excel, особенно если речь идёт о русифицированной его версии. В данной статье я хочу привести решение проблемы с открытием CSV-файла экспорта из Google инструмента для веб-мастеров в MS Excel. Впрочем, тема актуально и для других вариантов.

Проблема экспорта поисковых запросов (ПЗ) из Google вебмастер

Проблема с кодировкой
Разделитель запятая в CSV
То, что помогло

Подведём итоги

Проблема экспорта ПЗ из Google вебмастер

Многие из нас используют Google инструмент для веб-мастеров только для добавления сайта. Это неправильно, здесь есть масса полезной информации, например список поисковых запросов, по которым пользователи находят и заходят на сайт. Смотрите отчет: Поисковый трафик > Поисковые запросы - предварительно выбрав нужный сайт в списке.

Здесь же есть и экспорта данных в CSV-формате, с возможностью его открытия в Google Таблицы (онлайн аналог Excel) . Ищите кнопку «Загрузить эту таблицу ». К слову, количество отображаемых запросов на странице не влияет на полноту экспортируемых данных.

Проблема в том, что в CSV-файле используется разделитель запятой и кодировка UTF-8. Так что даже в Google Таблицы, вместо кириллицы, вы получите только набор вопросов.

Другими словами, нам нужно изменить кодировку на ANSI. А для открытия файла CSV в Excel заменить и разделитель запятой (,) на символ точки с запятой (;) .

CSV с разделителем запятая в UTF-8

Проблема с кодировкой

Проще всего решить проблему с кодировкой . Для этого вы можете использовать любой текстовый редактор с этой функцией, например Notepad++. Его вы можете скачать бесплатно на официальном сайте: unotepad-plus-plus.org . Далее запускаем редактор и открываем в нём наш CSV-файл, а потом кликаем пункт меню «Кодировки » и меняем на нужную, т.е. пункт «Преобразовать в ANSI ».

У меня на картинке показан обратный процесс: преобразования из ANSI в UTF-8 - но, думаю, вы это и сами заметилии, а принцип тот же.

Разделитель запятая в CSV

Теперь, что касается разделителя запятой . По сути, для Google Таблиц что-то менять не надо. Да и в англоязычной версии MS Excel это может прокатить, проверьте. Тем не менее, если нужна замена, то здесь следует учесть, что просто заменить запятую (,) на символ точки с запятой (;) не получится, т.к. в файле могут быть значения, содержащие этот символ. Они обычно помещены в кавычки. Например:

значение,1,"значение, с запятой",

По идее здесь должна помочь настройка самой операционной системы Windows: Пуск > Панель управления > Язык и региональные стандарты . На вкладке «Форматы» кликаем кнопку «Изменить этот формат… » В открывшемся окне, на вкладке «Числа» замените «Разделитель элементов списка » на нужный, т.е. символ точки с запятой (;) меняем на запятую (,) .

Правда, у меня это не сработало. Да и менять настройки операционной системы, как по мне, дело не благодатное. Тем не менее, я решил указать этот вариант решения проблемы, т.к. на большинстве специализированных форумов ссылаются именно на него.

То, что помогло

Увы, но какой-то дополнительной обработки файлов с расширением.csv в MS Excel я не нашел. Тем не менее, есть возможность обработки, но только в том случае, если сменить расширение файла, например, на.txt . Так что меняем расширение файла и открываем его в Excel.

Появится окно «Мастер текстов (импорт)». Здесь вы можете выбрать формат исходных данных, начальную строку импорта и кодировку файла (нам нужна 1251: Cyrillic) . К слову, почему нужно было менять кодировку, когда её можно выбрать в мастере? Потому, что кодировки UTF-8, по крайней мере у меня, здесь нету. Кликаем кнопку «Далее ».

На следующем шаге мы можем выбрать символ-разделитель, причем несколько. Ставим галочку «запятая » и убираем галочку «знак табуляции ». Здесь же можно выбрать и символ ограничителя строк. Это тот, что используется для значений, в которых присутствуют спецсимволы (двойные кавычки, запятая, точка с запятой, новая строка и т.д.) . Вариант с двойной кавычкой, в моём случае, это то, что надо. Обратите внимание на поле «Образец разбора данных», данные стали таблицей. Кликаем кнопку «Далее ».

На последнем шаге можно указать формат данных столбцов, правда выбор здесь не велик: общий (по умолчанию) , текстовый, дата и пропустить столбец. Последний вариант представляется мне наиболее интересным, т.к. позволяет сразу исключить ненужные столбцы. Просто выберите соответствующий столбец и кликните для него вариант «пропустить столбец ». Кликаем кнопку «Готово ».

Excel сформирует нужную нам таблицу, где мы можем задать нужную ширину столбцов и формат ячеек, но это уже совсем другая история. Отмечу лишь, что есть проблема с распознанием тех же процентов.

Онлайн сервис для нормализации CSV-файлов

Впрочем, все выше изложенные проблемы решает простой онлайн сервис Normalization CSV . Он позволяет менять кодировку и символ разделителя. Правда существует ограничение в 64 000 байтов (сколько это в Кб?) для загружаемого файла, но CSV-файлы обычно весят не очень много, должно хватить. Результат обработки выводится как обычный текстовый файл, его можно сохранить с расширением.csv .

К слову, скрипт преобразовавает значение процентов, например: 95 % - в нужное значение для столбца «проценты» в Excel, т.е. делится на 100 и получаем число с плавающей запяток, например: 0,95 . Если нужны ещё какие-то преобразования: пишите, попробуем доработать.

Ну, а если предложенный онлайн сервис вас не устраивает, вы всегда можете воспользоваться выше приведённой инструкцией.

Подведём итоги

Некоторые онлайн сервисы предоставляют возможность экспорта данных в просто и удобном CSV-формате. Как следует из названия, подразумевает использование в качестве разделителя символ запятой (,) . Однако, многие приложения трактуют этот формат несколько своевольно, что приводит к закономерным проблемам. К тому же сейчас всё более популярна кодировка UTF-8, в то время как Excel или Google Таблицы используют ANSI.

Решить проблему с кодировкой поможет, к примеру, Notepad++, а для того, чтобы разобраться с разделителем, достаточно изменить расширение файла на.txt и воспользоваться мастером текстов в Excel. Впрочем, все эти задачи способен решить бесплатный онлайн сервис Normalization CSV , правда стоит учесть его ограничение на объём загружаемого файла. На этом у меня всё. Спасибо за внимание. Удачи!

в 19:44

Изменить сообщение

16 комментариев

CSV-файлы (файлы данных с разделителями-запятыми) - это файлы особого типа, которые можно создавать и редактировать в Excel. В CSV-файлах данные хранятся не в столбцах, а разделенные запятыми. Текст и числа, сохраненные в CSV-файле, можно легко переносить из одной программы в другую. Например, вы можете экспортировать контакты из Google в CSV-файл, а затем импортировать их в Outlook.

Сведения о том, как импортировать список записей календаря в Outlook, см. в статье Импорт и экспорт электронной почты, контактов и календаря Outlook .

Создание CSV-файла из другой программы или службы электронной почты другого поставщика

При экспорте контактов из другой программы, например Gmail, обычно можно выбрать один из нескольких форматов. В Gmail на выбор предлагаются CSV-файл Google, CSV-файл Outlook и файлы vCard. При экспорте данных из профиля Outlook для последующего импорта в другой профиль можно выбрать CSV-файл или файл данных Outlook (PST).

Скачивание и открытие образца CSV-файла для импорта контактов в Outlook

Вы можете создать CSV-файл вручную одним из двух способов.

Создание файла Excel и его сохранение в формате CSV

Если сведения о контактах хранятся в программе, из которой их невозможно экспортировать, вы можете ввести их вручную.

Скачивание шаблона CSV-файла

Если вы хотите начать с пустого CSV-файла, то можете скачать образец ниже.

При работе с этим CSV-файлом нужно помнить о нескольких вещах.

Изменение CSV-файла с контактами, которые нужно импортировать в Outlook

Предположим, вы хотите изменить CSV-файл, экспортированный из Outlook, а затем снова импортировать его в это приложение или другую почтовую службу. Вы можете легко сделать это с помощью Excel.

При изменении CSV-файла учитывайте перечисленные ниже моменты.

Заголовки столбцов должны оставаться в первой строке.

При сохранении файла в Excel несколько раз появятся запросы такого типа: "Вы действительно хотите сохранить файл в формате CSV?" Всегда выбирайте ответ "Да". Если вы выберете "Нет", файл будет сохранен в собственном формате Excel (XLSX) и его нельзя будет использовать для импорта в Outlook.

Проблема: все данные выводятся в первом столбце

Это могло произойти по нескольким причинам, поэтому можно попробовать несколько решений.

XML Editor is a freeware to edit and open CSV and XML files easily. It lets you see multiple files in its editor. XML Editor can let you use various separators for all of the file types you are editing. There are two types of separator in this software e.g. item encapsulation separator and comment separator.